Haraldsplass: Fra flaskehals til flyt

Overflytting av pasienter fra akuttmottak til sengepost er tid- og ressurskrevende ved de fleste sykehus, og kan potensielt skape en flaskehals for pasientflyten. Haraldsplass Diakonale Sykehus er blant sykehusene som i utstrakt grad har tatt i bruk digitale verktøy for å forbedre flyten der det er mulig. Gjennom et pilotprosjekt ble en løsning for sømløs overflytting av pasienter gjennom digitale tavler utviklet. Løsningen muliggjorde mer effektiv kommunikasjon som reduserte tidsbruk og menneskelige feil, samtidig som den ga et bedre grunnlag for effektiv ressursfordeling. Den ble en stor suksess og er nå i daglig bruk på hele sykehuset.

Om sykehuset

Haraldsplass diakonale Sykehus (HDS) er et lokalsykehus i Bergen og er ansvarlig for Bergen Nord, og 12 mindre kommuner i Vestland fylke. Det er et privat, ikke-kommersielt sykehus med rundt 1250 ansatte. Her tilbys spesialisthelsetjenester innen indremedisin, kirurgi, ortopedi og radiologi, samt tilhørende poliklinisk aktivitet. Sykehuset har omtrent 170 senger til disposisjon og de fleste pasientene kommer inn via akuttmottaket. Daglig går det i gjennomsnitt 40 pasienter gjennom akuttmottaket, hvorav omtrent 90% av disse trenger øyeblikkelig hjelp.

Overflytting til besvær

Haraldsplass var tidlig ute med å ta i bruk digitale løsninger. Allerede i 2018 innførte de digitale tavler fra DNV Imatis på alle sengepostene for å oppnå bedre oversikt over pasienter og ansattressurser. Med all informasjon om pasienten tilgjengelig i tavlen ble et naturlig neste steg å se på hvordan overflyttingen mellom akuttmottak og sengepostene kunne forbedres.

Akuttmottaket hadde systemer som fungerte godt internt i mottaket, men manglet et verktøy for overføring av pasienter. En av de største utfordringene var at nesten alt ansvaret for pasientflyten lå på vaktlederen på akuttmottaket. Vaktlederen måtte ringe til sengepostene for å finne ut hvem de skulle snakke med, og deretter gi all informasjon som allerede var registrert i den digitale tavlen fra DNV Imatis muntlig. Dette tok dyrebar tid, både for vaktleder og for koordinator på mottakende enhet. I tillegg kunne viktig informasjon som ofte ble skrevet ned på gule lapper forsvinne, noe som igjen skapte unødig tidsbruk og forvirring. Muntlig kommunikasjon ble en feilkilde.

Tidsbesparende og presis kommunikasjon

For å bedre internkommunikasjonen i overflyttingen av pasientene satt sykehuset ned en prosjektgruppe som involverte ansatte på både sengepost og akuttmottak. Etter en kartlegging av flyten ble det designet en ny løsning som fikk prosjektnavnet «Meldt til» i de eksisterende tavlene. Løsningen ble først pilotert mellom akuttmottaket og den kirurgiske sengeposten.

I den nye løsningen ble pasientene meldt direkte til post fra tavlen på akuttmottaket. Vaktleder satt med fullstendig oversikt over sengeposten, og kunne tildele pasientene direkte basert på den helhetlige situasjonen. Istedenfor å gi muntlige beskjeder via flere personer for å komme til riktig vedkommende, ble kommunikasjonen gitt gjennom standardiserte meldinger. Varsel om at pasient var meldt til sengepost gikk direkte på mobilen til den ansvarlige sykepleieren, som kunne tildele pasienten en seng og en ansvarlig ressurs. Deretter kunne den ansvarlige med ett trykk gi beskjed tilbake til akuttmottaket om at de var klare for å motta pasienten. Informasjonen ble heller ikke borte, da den til enhver tid var tilgjengelig – alt gjennom samme tavle.

En interessant observasjon var at vi trodde det var ekstremt viktig å ha muntlige diskusjoner. Vi antok at samtaler var nøkkelen til effektiv kommunikasjon. Imidlertid viste det seg at dette ikke alltid var tilfelle, spesielt når det gjaldt det store volumet av pasienter som skulle overflyttes. – Daværende systemansvarlig Haraldsplass Diakonale Sykehus, Michael Fjeldstad

Ved å utnytte tavlenes funksjonalitet i overflytting av pasienter ble informasjonen tilgjengelig for alle involverte parter. Når akuttmottak meldte pasient til kirurgisk sengepost var de enige om den samme informasjonen rundt pasienten, noe som reduserte diskusjoner og tid til oppklaringer. Portørene ble informert om hvilket rom pasienten skulle fraktes direkte til slik at pasienten slapp å bli liggende på gangen og vente på ansvarlig sykepleier.

Fra pilot til suksessfull drift

I løpet av piloten ble det identifisert to viktige forutsetninger for at logistikken fra akuttmottak til sengepostene skulle fungere best mulig. Det første var at vaktleder på akuttmottaket hadde en helhetlig beleggsoversikt. Den ble tilgjengelig i oversikten til vaktleder ved å samle nøkkeltallene/sanntidsdata om belegg fra alle sengepostene. Det andre var at alle pasientene ble klassifisert med pleietyngde slik at den helhetlige pleietyngden per avdeling var tilgjengelig. Dette gjorde at vaktleder i større grad kunne fordele belastningen jevnere mellom sengepostene. Den graden av planlegging fordret at sengepostene på sin side aktivt oppdaterte status på pasientene sine sengeposttavler.

Anne Sværen Langnes, som på den tiden var assisterende avdelingsleder på akuttmottaket og ansvarlig for opplæring i piloten, forteller at opplæringen gikk enkelt siden løsningen var veldig selvforklarende og det var lett å navigere i handlingene. De fikk umiddelbar tilbakemelding om at løsningen ga gevinst i form av at de som satt vaktleder følte de fikk mer tid.

Folk var blitt vant til det, det var en god måte å jobbe på. Det var ikke populært å ta vekk noe som de opplevde som nyttig. Derfor ville de ha mer. -Anne Sværen Langnes, assisterende avdelingsleder Akuttmottaket.

Umiddelbare gevinster på flere plan

HDS bruker i dag tavlen fra DNV Imatis til å melde pasienter til alle sengeposter fra akuttmottaket samt mellom sengepostene. Den viktigste gevinsten de ansatte opplever er at internkommunikasjonen har blitt mye mer presis. Dette har gitt flere positive effekter som spart tid, bedre fordeling av pleietyngde, økt pasientsikkerhet og bedre grunnlag for planlegging av ressursbruk.

Tidsbesparelser: Den tilgjengelige informasjonen om ledige senger og belegg gjør det mulig for vaktlederen å fordele pasienter til sengepostene uten behov for tallrike telefonsamtaler og tidkrevende koordinering. Dette har bidratt til raskere kommunikasjon og lettet arbeidshverdagen for vaktlederen og den ansvarlige ressursen for sengeposten. Muligheten til å melde fortløpende bidrar til en mer effektiv overflytting og frigjøring av kapasitet. Hver overflytting sparer verdifulle minutter på begge sider, og dette gir betydelige tidsbesparelser.

Vi fikk umiddelbar tilbakemelding av vaktleder om at dette ga gevinst i form av at de følte de fikk mer tid. – Anne Sværen Langnes, assisterende avdelingsleder Akuttmottaket