Fra tape til strukturert arbeidsflyt: Slik digitaliserte Helse Bergen bestilling av stikkehjelp
I mange år var bestilling og oppfølging av stikkehjelp i Helse Bergen basert på en personsøker, muntlige avtaler og personavhengige rutiner. Når en avdeling trengte hjelp, ble personsøkeren brukt for å komme i kontakt med anestesisykepleierne. Deretter ble oversikten over oppdragene håndtert manuelt.
Digitalisert bestilling av stikkehjelp er blitt enkelt.
For å holde denne oversikten ble oppdragene skrevet ned på en tape-bit festet bak på personsøkeren. Informasjonen var lite synlig for andre, arbeidsflyten var sårbar, og oppdrag ble tidvis glemt.
Initiativet til endring kom fra anestesisykepleierne i Kirurgisk serviceklinikk, som ønsket en mer strukturert og robust arbeidsflyt for bestilling og oppfølging av stikkehjelp. E-helse og Helse Vest IKT bidro med å omsette behovet til en digital oppgaveflyt i DNV Imatis.
En arbeidsflyt som var avhengig av enkeltpersoner
Når et behov for stikkehjelp oppstod, ble det ofte først forsøkt løst lokalt i egen eller nærliggende avdeling. Dersom dette ikke førte fram, ble personsøkeren brukt for å komme i kontakt med anestesisykepleierne. Utfordringen var at oppdragene i praksis var samlet på ett fysisk sted: på tape-biten. Det gjorde den lite synlig for andre, og anestesisykepleierne manglet et delt bilde av hva som var bestilt, hva som var tatt, og hva som gjenstod. Resultatet var en uforutsigbar arbeidshverdag for både bestillere og utførende personell.
Digitalisering av en viktig arbeidsprosess
Målet var ikke bare et nytt verktøy, men en bedre arbeidsprosess. For å skape en mer robust og oversiktlig arbeidsflyt tok Helse Bergen i bruk en digital løsning for oppgavehåndtering. Bestillinger kunne nå sendes digitalt, oppdrag ble fordelt i løsningen, og både bestillere og utførende personell kunne følge status underveis. Samtidig ble det enklere å sikre at oppgaver faktisk ble fulgt opp og ferdigstilt. Det som tidligere var en uformell og sårbar prosess, ble erstattet med en strukturert arbeidsflyt der oppgaver er synlige og ansvar er tydelig definert.
Hva endret seg?
Endringene ble raskt merkbare i hverdagen. For bestillerne ble det enklere å be om stikkehjelp, samtidig som de kunne følge status på oppdragene uten å måtte lete etter tilgjengelig personell.
For anestesisykepleierne ga løsningen en felles oversikt over oppdragene, noe som gjorde det enklere å fordele arbeidet og skapte en mer forutsigbar arbeidshverdag.
Anestesisykepleierne ser alle bestilte PVK stikk i arbeidslisten.
Erfaringer fra implementeringen
Som med alle endringsprosesser krevde innføringen både tilpasning og læring underveis. Forventninger måtte avklares, opplæringen måtte tilpasses klinisk drift, og det var viktig å sikre lik praksis på tvers av avdelinger.
Helse Bergen trekker særlig frem fire læringspunkter:
- Tilpass opplæring til faktisk drift
- Tydelige behov driver endring
- Gevinsten må merkes i hverdagen
- Hold det enkelt
Start med arbeidsflyten, ikke verktøyet
Erfaringene fra stikkehjelp har verdi langt utover denne ene arbeidsprosessen. Helse Bergen understreker at de samme prinsippene kan brukes i mange typer arbeidsflyter: Start med å forstå prosessen, gjør oppgaver og ansvar synlige, og sørg for at løsningene er enkle å ta i bruk. Da blir det også lettere å få mer verdi ut av systemene som allerede er på plass.
Ved å starte med arbeidsflyten fremfor verktøyet kan helseforetak få mer verdi ut av systemene de allerede har.
Fra sårbar prosess til forutsigbar drift
Resultatet er en mer transparent, effektiv og forutsigbar arbeidsflyt. Ved å gjøre oppgaver synlige, tydeliggjøre ansvar og etablere en enkel og konsekvent arbeidsprosess har Helse Bergen fått bedre oversikt og utnyttet ressursene mer effektivt.
Historien viser hvordan målrettet digitalisering av konkrete arbeidsprosesser kan gi tydelig verdi i klinisk drift uten at det nødvendigvis krever store organisatoriske endringer.